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7 herramientas para ayudarlo a mejorar la eficiencia de su trabajo

Si eres autónomo, también has aprendido que la inspiración puede llegar en cualquier momento. Cuando esto suceda, debe prestar atención a sus nuevas ideas e investigar más adelante. La tecnología nos brinda diferentes aplicaciones y servicios que pueden ayudarlo a completar su trabajo de una manera más fácil y ordenada.

Este es un conjunto de herramientas que todo trabajador autónomo debería tener. Las aplicaciones y servicios que puede utilizar no solo aumentan la productividad y simplifican el trabajo, sino que también ahorran costos y brindan un mejor servicio al cliente. Otra ventaja es que puede proteger la seguridad de la información y puede acceder a la información desde cualquier dispositivo.

Desde el almacenamiento hasta las herramientas de gestión del tiempo. Estas son algunas de las principales herramientas que pueden ayudarlo.

  • Espacio de almacenamiento en la nube
  • Aplicación de notas adhesivas
  • Administración de tareas
  • Servicio de transferencia de archivos pesado
  • Pizarra colaborativa
  • Herramienta de mapas mentales
  • Diseño online

Si los usa correctamente, puede hacer que su trabajo sea más organizado, puede completar su trabajo más rápido, tener más tiempo libre para lograr sus objetivos, hacer su vida más productiva y puede convertirse en un profesional con más éxito. ¿inteligente? ¡Empecemos!

1. Usar la nube como almacenamiento compartido

Los servicios en la nube y el trabajo colaborativo son herramientas muy útiles para documentos de trabajo en línea y almacenamiento de archivos.

Con los servicios de almacenamiento, puede acceder a los documentos desde cualquier dispositivo y puede invitar a otros usuarios a verlos o editarlos.

La ventaja de esta función es que le ahorra tiempo al enviar documentos. Si aún guarda el documento en USB para copiarlo, puede perder un tiempo valioso.

Veamos algunos ejemplos de este servicio:

Google Drive

Google Drive es el servicio de almacenamiento en la nube de Google. Le permite guardar hasta 15 GB de archivos de forma gratuita (excepto que esto incluye el espacio que usa en los correos electrónicos). Además, también cuenta con herramientas de ofimática para editar documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y notas.

Puede compartir carpetas y documentos con otros usuarios. Otra gran ventaja es que te permite restaurar la versión anterior del documento utilizado en la plataforma y ver los cambios realizados por otros usuarios que compartieron el documento contigo. Una vuelta

El servicio de almacenamiento de Microsoft puede proporcionarle 15 Gb de espacio de almacenamiento gratuito para fotos y documentos. Si tiene una licencia de Office, el espacio es de 1 Tb.

Funciona de manera similar a Google Drive, lo que le permite acceder a documentos desde dispositivos móviles, navegadores y discos duros, que se sincronizan con cada cambio que realiza.

Tiene alta versatilidad, puede funcionar y tiene todas las funciones de Office, porque es una herramienta oficial de la misma empresa, Microsoft.

Por supuesto, existen otras herramientas, como iCloud y Zoho Docs, pero las herramientas mencionadas anteriormente son las más populares y versátiles.

2. Editores de notas

Se trata de aplicaciones para tomar notas rápidamente, especialmente para tomar notas, imágenes de dispositivos móviles, guardar enlaces para su posterior visualización, etc.

Este es un servicio muy útil si desea anotar contenido rápido como listas de la compra o tareas sencillas para procesar. También puede anotar ideas rápidamente y recordarlas más tarde.

La ventaja de estos métodos es que puede ponerlos en su teléfono y abrirlos en su computadora portátil o de escritorio.

Keep

Parte de la aplicación de Google. Keep es una aplicación muy ligera que se puede instalar en cualquier dispositivo para tomar notas, hacer listas (lista de elementos), dibujar dibujos a mano o hacer notas de voz. Puede agregar colores a las notas de Keep para resaltarlas o distinguirlas.

Aunque organizar por etiquetas no es del todo práctico, la aplicación te permite buscar, lo que facilita la búsqueda de elementos específicos.

Evernote

Es una de las aplicaciones más famosas y populares del mercado. Tiene muy buenas funciones, como guardar notas en diferentes libretas, colocar etiquetas, etc. Otra ventaja es la posibilidad de adjuntar archivos adjuntos a las notas.

La aplicación tiene una extensión para Chrome llamada Web Clipper, que es muy útil para guardar imágenes o capturar la página que estás viendo mientras navegas por Internet.

Ambas aplicaciones te permiten adjuntar recordatorios a tus notas, lo cual es muy conveniente para recordatorios rápidos.

Como antes, hay docenas (si no cientos) de aplicaciones de notas adhesivas en el mercado. Pero en términos de usabilidad y sincronización, estos son los más famosos y los mejores.

3. Gestiónar bien tus tareas

Como autónomo, algunas de las tareas diarias importantes que se deben realizar son las tareas del día de la organización. Como resultado, puede completar su trabajo de manera ordenada sin ignorar nada.

Por ejemplo, enumere el número de teléfono, correo electrónico, etc. que se marcará. También puede organizar tareas para diferentes proyectos que se han asignado.

Para estas situaciones, existen herramientas de gestión de tareas que permiten planificar y comprobar cada actividad que realiza el proyecto, y tienen increíbles ventajas para la organización y el trabajo colaborativo.

Asana

Una aplicación muy intuitiva y fácil de usar, sus características son muy sencillas, pero a la vez totalmente funcional. Tiene una aplicación móvil y servicios online.

Con Asana, puedes programar tareas y establecer la cantidad de repeticiones para que puedas repetir recordatorios. Además, puede agrupar tareas por proyecto, agregar equipos de colaboradores, agregar seguidores para tareas específicas, colocar viñetas, adjuntar archivos y más.

En particular, puede dejar notas para el equipo de trabajo en cada tarea. Además, al reprogramar, cambiar el nombre o realizar cualquier otra operación en la tarea, se registrará la actividad. Esto produce una mejor retroalimentación al realizar tareas muy complejas.

La aplicación que definitivamente deberías probar.

Todoist

Al mismo tiempo, existen aplicaciones móviles y versiones de servicios en línea.

Puede agregar fechas de vencimiento y repeticiones a las tareas programadas y clasificarlas en diferentes pestañas. Además, puede organizar tareas agrupando tareas con etiquetas de colores.

Todoist te inspirará a completar tareas con una tabla de productividad, que aumentará con cada tarea que completes. Este es un servicio muy útil y fácil de usar.

Existen otras herramientas de gestión de tareas, como Google Tasks o Wrike, que merece la pena mencionar en la gestión de tareas y gestión de proyectos. Solo tienes que intentar elegir el que más te guste.

4. Transferencia de archivos

Sabemos que no todo el contenido que envías quiere guardarse en la nube, porque son temporales, grandes y ocupan espacio, y pueden usarse para el almacenamiento a largo plazo de otros documentos. Por lo tanto, algunos servicios te brindan la posibilidad de enviar archivos de gran tamaño que no se pueden enviar por correo electrónico o que deseas subir a la nube.

No son el proveedor de almacenamiento en sí, sino un lugar temporal para alojar estos archivos mientras el destinatario los descarga.

Wetransfer

La versión gratuita de este servicio permite hasta 2 Gb por envío. Solo necesita escribir una dirección de correo electrónico o la dirección de la persona a la que desea enviar el documento y luego adjuntar el archivo.

Nota importante: al adjuntar y enviar archivos, mantenga abierta la página o pestaña del navegador.

No es necesario registrarse para utilizar el servicio. Cuando se utiliza el enlace, el enlace de descarga se enviará a la persona para que pueda descargar su documento, y también se le enviará una copia del enlace por correo.

El enlace tendrá una duración de 7 días. Si el archivo no se descarga, debe enviarse nuevamente.

El beneficio es que cuando la persona haga clic en el enlace para descargar su archivo, WeTransfer se lo notificará. De esta manera, puede obtener un recibo.

Si desea enviar archivos más grandes y tener 1 TB de espacio de almacenamiento, puede elegir la versión paga.

SendSpace

Sendspace es un servicio con plan gratuito que te permite enviar archivos hasta 300 Mb.

Puede enviar el archivo a varias direcciones de correo electrónico al mismo tiempo y luego enviarle una copia del enlace de descarga.

Aunque el destinatario no descargará los archivos, el servicio no le notificará, pero los archivos que cargó estarán disponibles para su descarga en un plazo de 30 días, después de lo cual, si la persona no ha descargado los archivos, deberá volver a cargarlos.

También proporciona una versión de pago para aquellos que deseen conservar sus archivos por más tiempo o por más tiempo.

5. Pizarras colaborativas

Son herramientas para procesar su visión o propuesta de diseño. Básicamente es una pizarra interactiva donde puedes pegar imágenes para observación y anotación.

Además, puede invitar a otros usuarios a ver y colaborar en su tablero, tomar sus propias notas e incluso asignar tareas a otros usuarios que invite a unirse al equipo de trabajo.

Conceptboard

Servicio muy versátil para proyectos visuales. Además de imágenes y capturas de pantalla, Conceptboard también le permite insertar documentos PDF o Word (aunque las páginas insertadas se tratan como imágenes).

Puede crear una cuenta gratuita que puede contener hasta 50 metros cuadrados de espacio.

Podrás colaborar y ver los comentarios realizados por los colaboradores que invites en tiempo real. Además, también puede comunicarse a través de la función de chat.

Miro

Este servicio de pizarra en línea se conocía anteriormente como Real Time Board y le permite registrarse con una cuenta de Google, Facebook, Slack u Office (Microsoft). No solo puede agregar imágenes, sino que también puede agregar documentos al tablero. Estos contenidos no son editables, pero se pueden leer como un libro, no como una sola imagen.

También puede agregar notas anotadas a las imágenes, insertar tablas, mapas mentales y pizarras kanban, y muchas otras funciones.

La versión gratuita de Miro te permite guardar hasta 3 tableros. Si desea utilizarlo para el trabajo en equipo o tener más pizarras, puede utilizar la versión de pago.

6. Mind mapping

Una técnica para desarrollar ideas en un proyecto es hacer una lluvia de ideas para desarrollar un mapa mental, que luego te ayudará a construir un plan de trabajo específico.

Hay herramientas de mapas mentales muy útiles, para que pueda trabajar y organizar ideas.

Estos servicios le facilitan la creación de mapas mentales para intercambiar ideas, organizar conceptos, resumir presentaciones, ordenar partes de proyectos grandes y más.

Mind Meister

Este es un servicio muy popular que ha estado en el mercado durante varios años. Puede crear una cuenta gratuita y tener hasta 3 mapas mentales al mismo tiempo.

En el mapa que crea, puede agregar notas, notas y enlaces dentro de cada nodo del mapa.

Puede utilizar colores e iconos para organizar ideas o puede convertirlas en tareas.

El servicio tiene una aplicación móvil, por lo que puede ver el mapa y editarlo en su teléfono o tableta.

Lucidchart

Un servicio para crear potentes diagramas de flujo y mapas mentales al organizar módulos y ramas de información.

En esta aplicación, puede elegir diferentes formas para los módulos, por lo que es útil al crear diagramas de flujo. Además, puede importar documentos desde Visio, compartir con colaboradores, publicar comentarios y trabajar en capas o páginas.

7. Diseño

Todo el mundo necesita editar imágenes para compartir en las redes sociales, pero el software de edición no siempre está disponible. En otros casos, el dispositivo que tiene no admite programas pesados ​​como Photoshop o Illustrator.

Para estas situaciones, es útil tener una herramienta de diseño en línea fácil de usar y guardar su diseño en la nube.

Canva

Debido a la facilidad de crear varios diseños, desde arte para redes sociales hasta folletos, esta aplicación se vuelve muy relevante.

No solo puedes elegir el tamaño según la red social o formato en el que te interese, sino que también puedes elegir plantillas con diferentes temáticas para distintas ocasiones: cumpleaños, Navidad, San Valentín, etc.

En Canva, también puedes cargar tus propias imágenes jpg o png para personalizar aún más el diseño y elegir entre elementos de estilo de dibujo, formas, marcos y filtros de imagen. Su versión paga le permite agregar colaboradores, cargar sus propias fuentes, guardar colores de marca y otras características.

Pixlr

Este servicio puede brindarte algunas de las principales funciones de Photoshop, como recorte, varita mágica, eliminación de fondo y filtros, pero su ventaja es que se puede realizar a través de un navegador.

Puede cargar una imagen desde su computadora para editarla, o puede seleccionar una imagen de su inventario para crear un nuevo diseño.

Es muy útil cuando no tienes Photoshop instalado y, lo más importante, aunque tiene funciones de pago, las funciones básicas son gratuitas y no se agregará ninguna marca de agua al diseño descargado después de la edición.

Gestionar bien las redes sociales

Parte de la gestión de la promoción debe ser una estrategia de redes sociales, donde pueda compartir elementos, productos, artículos que publique en su blog o sitio web, etc.

Cuando solo tienes una página de fans, esta tarea es relativamente sencilla. Sin embargo, si tiene más perfiles en otras redes sociales (generalmente Instagram), Twitter o LinkedIn, es posible que necesite un administrador de contenido.

Estas funciones te permiten programar el tiempo de lanzamiento, por lo que solo toma unos minutos, y te olvidas que el resto de la semana se lanzará a una hora específica, evitando así interrumpir tu tiempo de lanzamiento del día.

También son útiles si eres un administrador de la comunidad y administras cuentas para diferentes clientes.

Hootsuite

El servicio Hootsuite tiene una interfaz visual muy útil, puede ver su contenido publicado y crear rápidamente nuevas publicaciones, mientras sigue viendo la columna de publicaciones anteriores.

Una característica notable es la facilidad de organizar varias publicaciones en diferentes fechas al mismo tiempo. Otro punto a destacar es la opción de elegir imágenes PNG gratuitas para sus publicaciones, así como un editor de imágenes simple para recortar y agregar filtros, pegatinas y garabatos.

La versión gratuita le permite agregar hasta 3 redes sociales, mientras que la versión paga le permite usar funciones de colaboración y la posibilidad de agregar más redes sociales.

Tanto Buffer como Hootsuite tienen sus propias aplicaciones móviles que le permiten publicar fácilmente desde su dispositivo móvil. Además, puede ver el historial de publicaciones e información estadística relevante sobre el alcance de cada publicación, lo cual es muy útil para comprender sus publicaciones.

Conclusión

Hoy en día, tiene herramientas técnicas diferentes que nunca y debe comenzar a usarlas para aumentar la productividad, ya sea en el trabajo o en su vida diaria. Recuerde, los mejores profesionales están siempre a la vanguardia.

Estos son solo algunos de los muchos servicios que pueden ayudarlo a mejorar la eficiencia de su trabajo. Su versión gratuita ofrece potentes funciones, pero para equipos de trabajo más grandes, puede elegir la versión de pago.

Intente utilizar estas herramientas e integrarlas en su trabajo. Invita a tus colaboradores o clientes a utilizarlos para no perder detalles, organizar mejor las ideas y aprovechar el tiempo.

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Categoría: herramientas